alexametrics
Kamis, 29 Jul 2021
radarmadura
Home > Ekonomi Bisnis
icon featured
Ekonomi Bisnis

Software Absensi Jadi Perangkat Paling Populer Dikalangan Pebisnis

20 Juli 2021, 15: 21: 00 WIB | editor : Abdul Basri

Software Absensi Jadi Perangkat Paling Populer Dikalangan Pebisnis

Share this      

SOFTWARE absensi karyawan online sangat dibutuhkan setiap perusahaan dalam skala apapun di era pandemi seperti saat ini. Bagaimana tidak, pandemi Covid-19 memaksa hampir seluruh karyawan untuk bekerja dari rumah atau yang dikenal dengan istilah work from home.

Apabila diamati lebih seksama, sistem kehadiran mempengaruhi evaluasi kinerja dari setiap karyawan. Namun tahukah Anda, ternyata ada beberapa dampak dari penerapan sistem kehadiran atau absensi yang buruk di perusahaan. Mulai dari performance hingga job evaluation yang bias di tiap periode maupun fixed cost yang meningkat untuk kebutuhan pembayaran gaji.

Sistem absensi yang kurang tepat bisa menyebabkan ketidakakuratan data sehingga jadi faktor kerugian untuk perusahaan. Di samping itu, prinsip efisien dan efektif dalam manajemen harus tetap dilakukan demi meningkatkan pertumbuhan perusahaan terkait.

Baca juga: Cara Perihal Kopi Ringankan Beban Warga di Masa Pandemi

Nah, di era serba canggih seperti saat ini, teknologi tak sekadar menghasilkan internet super cepat ataupun robot berkemampuan khusus. Namun juga terciptanya inovasi berupa software absensi karyawan online yang pada akhirnya menggeser sistem absensi tradisional karena dianggap kurang efektif.

Apa itu software absensi karyawan online?

Software absensi karyawan online[1]  merupakan perangkat lunak yang cukup populer di kalangan pebisnis era digital. Selain menggunakan metode absensi yang terbilang sederhana, ada beberapa keunggulan yang ditawarkan. Salah satunya adalah kemudahan akses jarak jauh secara mandiri.

Bukan hanya karyawan yang dimudahkan dengan software satu ini, tapi juga tim manajemen perusahaan yang hendak memantau absensi seluruh staf. Apalagi, data absensi ini langsung terkoneksi dengan proses penghitungan gaji karyawan di setiap bulannya.

Di samping pengoperasian yang tergolong mudah, software absensi karyawan online ini semakin marak digunakan di masa pandemi. Sebab, software ini ternyata mampu mengurangi risiko penyebaran virus saat bekerja di kantor.

Perlu Anda ketahui, penggunaan software ini bisa dilakukan melalui perangkat pribadi masing-masing, seperti smartphone sehingga absensi ketika WFH bisa dilakukan secara mudah.

Cara kerja software absensi karyawan online

Bicara soal cara kerja software absensi untuk karyawan perusahaan, ada beberapa poin yang perlu Anda ketahui lebih lanjut. Berikut di antaranya:

Proses absensi

Secara umum, proses absensi pada software kehadiran karyawan memiliki dua macam metode berbeda. Metode pertama memanfaatkan teknologi fingerprint authentication, sedangkan metode kedua memanfaatkan face identification.

Pada dasarnya, kedua teknologi tersebut mengusung teknik yang berbeda saat dioperasikan. Namun, kedua metode ini sama-sama memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi setiap karyawan yang telah melakukan absensi di setiap harinya.

Pencatatan data

Apabila seluruh karyawan di perusahaan Anda telah melakukan absensi secara online, maka proses yang berjalan selanjutnya adalah pencatatan data tersebut ke dalam database server. Tentu saja, pencatatan otomatis ini terjadi secara online.

Jadi jangan heran, jika seluruh data terkait absensi karyawan ini akan tersimpan dengan baik dan bisa digunakan sesuai kebutuhan perusahaan.

Notifikasi pada aplikasi pengguna

Ketika karyawan telah melakukan absensi, bukan hanya perusahaan saja yang bisa mengetahui dengan tepat mengenai data tersebut. Rupanya, karyawan juga akan menerima hasil laporan absensi tersebut karena sesuai namanya, software absensi ini bisa diakses secara online sehingga bisa memberi notifikasi pada pengguna secara langsung. 

Mendeteksi karyawan

Perlu Anda ketahui, software absensi karyawan online mampu bekerja dengan cara yang tepat menggunakan teknologi paling mutakhir. Mulai dari proses absensi awal yang dilakukan setiap karyawan hingga pencatatan data absensi ke dalam database server.

Tak hanya itu saja, pencatatan juga akan ditampilkan kembali kepada pengguna sebelum akhirnya terdeteksi oleh perusahaan terkait. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih mudah mengetahui secara pasti posisi dan lokasi karyawan, khususnya ketika jam kerja masih berlangsung.

Manfaat software absensi karyawan online bagi suatu bisnis

Kehadiran software absensi karyawan online ini mulai dipandang sebagai salah satu upaya dalam mengatasi beragam kekurangan penggunaan mesin absensi manual. Piranti lunak semacam ini juga dianggap menyimpan segudang dampak positif karena bisa memaksimalkan kinerja karyawan terkait.

Selain hal tersebut di atas, berikut ini ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan ketika suatu bisnis beralih menggunakan software absensi karyawan online. 

Kemudahan dalam rekapitulasi data absensi

Idealnya, data kehadiran maupun keterlambatan karyawan direkap berkala. Apabila suatu perusahaan masih menggunakan metode pencatatan data absensi manual, kemungkinan besar proses rekapitulasi ini akan memakan lebih banyak waktu. Apalagi jika ada oknum karyawan yang melakukan tindak kecurangan ataupun penipuan sehingga data absensi jadi tidak valid.

Oleh sebab itu, penggunaan software absensi karyawan online sangat membantu perusahaan dalam memindahkan data yang membutuhkan media kertas ke komputer. Hal ini terjadi lantaran setiap perangkat absensi online terintegrasi dengan data-data lain yang dibutuhkan perusahaan.

Secara garis besar, setiap data kehadiran dan keterlambatan karyawan dirancang sedemikian rupa agar bisa disandingkan dengan data lain. Baik itu data identitas hingga jabatan setiap karyawan. Dengan begitu, tim HR tak perlu repot membuang waktu untuk sekadar merekapitulasi data absensi.

Menghemat biaya pengadaan

Dari sekian banyak metode yang biasa digunakan, sebagian besar sistem absensi di perusahaan menggunakan metode fingerprint. Namun masalahnya, metode satu ini memiliki kelemahan, yaitu perusahaan wajib menyediakan biaya pengadaan tersendiri untuk perangkat tersebut.

Bahkan, Anda sebagai pimpinan perusahaan juga harus menyediakan perangkat cadangan jika tiba-tiba perangkat tersebut mengalami kerusakan. Belum lagi jika Anda membutuhkan teknisi khusus dalam melakukan beberapa perbaikan ataupun pemeliharaan perangkat.

Oleh sebab itulah, mengapa penggunaan software absensi karyawan online lebih hemat biaya. Software ini hanya membutuhkan komputer atau laptop dan smartphone yang terkoneksi dengan jaringan internet stabil.

Pemantauan data secara real-time

Kelebihan lain dari perangkat lunak yang terhubung dengan jaringan internet ini adalah kemampuan dalam melakukan pemantauan data secara real-time. Tentu saja, kelebihan ini bisa sangat memudahkan kinerja tim HR di perusahaan Anda.

Setiap data kehadiran dan keterlambatan bisa dipantau secara akurat tanpa harus memindahkan data ke komputer atau perangkat lainnya. Sinkronisasi data pun bisa lebih mudah karena seluruh data tersimpan secara otomatis menggunakan sistem berbasis cloud.

Perhitungan jam kerja jadi lebih akurat

Kehadiran internet memungkinkan terjadinya sinkronisasi waktu pada setiap perangkat yang terhubung dengan software absensi karyawan di suatu perusahaan. Artinya, waktu yang tampil pada perangkat milik karyawan ataupun komputer kantor akan terlihat sama.

Hal ini akan menjadikan data absensi dalam sistem jadi lebih akurat. Ketahuilah, tingkat akurasi dalam sistem absensi semacam ini jadi poin utama dalam pengukuran kinerja karyawan perusahaan terkait. Apalagi jika perusahaan memiliki kebijakan gaji yang mengacu pada data kehadiran dan keterlambatan setiap karyawannya.

Meningkatkan kinerja sumber daya manusia dalam perusahaan

Adapun manfaat software absensi karyawan online yang terakhir adalah meningkatkan kinerja setiap karyawan yang ada. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini, maka waktu yang digunakan saat melakukan absensi di kantor bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Alhasil, waktu mereka tidak akan terbuang sia-sia.

Tips memilih software absensi karyawan online terbaik

Lantas, bagaimana cara paling tepat dalam memilih software absensi online yang baik untuk bisnis Anda? Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan agar mendapat perangkat sesuai kebutuhan bisnis masing-masing.

Pilih software yang paling mudah digunakan

Pada dasarnya, piranti lunak absensi online yang terbaik adalah yang paling mudah digunakan oleh siapa saja, bahkan untuk orang yang gagap teknologi.

Alasannya, karena perangkat ini memang ditujukan untuk setiap karyawan yang sudah pasti terdiri dari berbagai kalangan dan memiliki umur beragam. Selain itu, pastikan perangkat yang Anda pilih memiliki user interface sederhana dan mudah dipahami, tetapi cukup menarik saat dioperasikan.

Dilengkapi fitur payroll dengan teknologi terkini

Anda sangat disarankan untuk memilih software absensi karyawan yang dilengkapi fitur payroll. Dengan fitur tersebut, Anda bisa lebih mudah menghitung gaji sekaligus mendistribusikannya secara otomatis sesuai periode kerja yang telah ditetapkan.

Di samping itu, perhitungan gaji ini akan dilakukan sesuai data absen, lembur, cuti yang dihimpun secara otomatis pula. Dengan demikian, Anda tak perlu lagi mengkhawatirkan soal pembagian gaji yang tak adil ataupun kurang transparan.

Software absensi bisa diintegrasikan dengan absensi manual

Jangan lupa untuk memastikan bahwa, software absensi yang Anda pilih benar-benar fleksibel. Artinya, jika sebelumnya perusahaan Anda menggunakan metode absensi manual, maka Anda tak perlu repot memikirkan cara peralihan sistem manual tersebut ke sistem online. Pasalnya, Anda tetap bisa mengintegrasikan absensi manual tersebut dengan absensi berbasis online secara udah.

Selain itu, pengintegrasian absensi manual dan online ini juga bisa jadi sarana double check bagi perusahaan Anda dalam memastikan data absensi karyawan yang ada selama ini. Bahkan, hal ini bisa jadi sangat berguna jika salah satu absensi mengalami masalah. Misalnya seperti, power outage sehingga Anda tak perlu khawatir dengan data absensi karyawan yang telah tersimpan sebelumnya.

Memastikan adanya layanan mandiri untuk karyawan

Ketika hendak memilih software absensi karyawan online, Anda juga harus memastikan adanya fitur layanan mandiri atau yang juga dikenal dengan employee self-service. Sistem ini memungkinkan karyawan Anda bisa lebih mudah dalam mengajukan ataupun memenuhi segala kebutuhan terkait pekerjaan, seperti misalnya cuti.

Anda pasti paham, penggunaan absensi manual kerap melibatkan birokrasi yang cukup rumit ketika karyawan hendak mengajukan cuti. Berbeda halnya dengan absensi online yang hanya membutuhkan data sederhana dalam satu aplikasi untuk berbagai kebutuhan, seperti cuti ataupun lembur.

Ada baiknya lagi jika Anda memilih sistem absensi yang dilengkapi berbagai opsi cuti. Baik itu cuti sakit, cuti melahirkan, ataupun cuti karena kegiatan keagamaan.  Bukan itu saja, karyawan juga bisa mengajukan overtime secara personal sehingga tak ada kecemburuan atau persaingan tidak sehat yang terjadi di antara karyawan perusahaan.

Memiliki fitur time tracking

Terkadang, kesibukan tim personalia suatu perusahaan membuat kegiatan rekap data absensi jadi terbengkalai hingga akhirnya jadi beban tersendiri. Namun hal ini tak akan terjadi jika perusahaan Anda menggunakan absensi online sehingga jam masuk dan keluar karyawan bisa terpantau secara real-time.

Contohnya, ketika Anda sedang melakukan perjalanan dinas di luar kantor, Anda tetap bisa memantau siapa saja yang hadir di kantor pada hari yang sama dan jam berapa mereka datang.

Demikian tadi beberapa informasi singkat mengenai software absensi karyawan online yang mulai populer di kalangan pelaku bisnis masa kini. Pastikan Anda memilih software terbaik dan paling tepat dengan kebutuhan perusahaan sehingga bisa mendapatkan manfaat secara optimal. Semoga bermanfaat.

rezza.rizaldy@mekari.com

(mr/*/bas/JPR)

 TOP
 
 
 

Subscribe

E-Paper
Follow us and never miss the news