SEBUAH perusahaan memang diwajibkan untuk terus mengikuti perkembangan teknologi digital, demi memenuhi tantangan global sekaligus persaingan bisnis yang semakin kuat.
Oleh karena itu, sudah semestinya jika perusahaan mengandalkan berbagai macam software dan aplikasi untuk menunjang aktivitas usaha mereka. Salah satunya melalui penggunaan aplikasi absen karyawan.
Mengingat sumber daya manusia merupakan faktor utama pendukung keberhasilan dan kesuksesan perusahaan.
Sehingga pengelolaan SDM mesti dilakukan secara efektif dan semaksimal mungkin. Melalui aplikasi absen karyawan, memberikan sistem pengelolaan terhadap SDM menjadi lebih efisien.
Teknologi cloud sebagai inovasi teknologi penyimpanan kekinian yang membuat sistem pencatatan terhadap data karyawan lebih fleksibel.
Proses pengelolaannya pun dilakukan secara real time, sehingga memudahkan perusahaan untuk mendata secara otomatis tanpa perlu ribet menggunakan cara manual yang kurang akurat.
Kenapa Harus Memakai Aplikasi Absen Karyawan?
Demi memenuhi tantangan secara global, salah satu upaya yang harus dilakukan perusahaan adalah harus mulai melirik penggunaan aplikasi absen karyawan. Karena aplikasi SDM ini berperan penting bagi keberlangsungan karyawan, dengan beberapa manfaat berikut:
Pengelolaan SDM Lebih Praktis
Sistem aplikasi absen karyawan yang dilakukan secara online dan real-time memungkinkan proses manajemen karyawan yang lebih praktis.
Kita ketahui bahwa untuk melihat komitmen seseorang dalam bekerja, hal yang harus diperhatikan pertama kali adalah kehadirannya.
Aturan tegas terkait daftar kehadiran karyawan yang diberlakukan perusahaan tak lain untuk mengetahui seberapa seriusnya karyawan tersebut bekerja di perusahaan.
Bahkan tak jarang, Sebagian perusahaan seringkali mengadakan reward kepada karyawan yang tidak pernah bolos, selalu disiplin dan datang tepat waktu.
Memaksimalkan Produktivitas SDM
Mengingat keakuratan aplikasi absen karyawan lebih baik jika dibandingkan proses pencatatan kehadiran manual. Hal inilah yang semakin membuat SDM terdorong agar lebih produktif lagi.
Belum lagi jika perusahaan harus memotong gaji bagi karyawan yang tidak disiplin, seperti telat datang ke kantor.
Hal ini, membuat SDM senantiasa harus datang tepat waktu ke kantor untuk langsung melakukan absensi online demi mendata kehadirannya tepat waktu.
Selain untuk mendapatkan reward dari pihak perusahaan, juga meminimalisir terjadinya pemotongan gaji.
Absen secara Mandiri
Melalui software absensi karyawan, mengharuskan karyawan untuk langsung menginputkan kehadirannya secara mandiri.
Hal ini tentu lebih efisien dibandingkan harus melakukan pendataan kehadiran secara fingerprint, sehingga memungkinkan para staf untuk berkumpul di suatu tempat untuk melakukan absensi.
Jadi, melalui aplikasi absen karyawan online membuat karyawan bisa langsung mendatangi tempat kerjanya dan melakukan absensi pada saat itu juga.
Monitoring secara Real-time
Memakai aplikasi absen karyawan yang didukung oleh teknologi canggih, memungkinkan perusahaan dapat melakukan monitoring dengan cara real-time.
Dikarenakan jumlah karyawan yang begitu banyak, maka tidak memungkinkan perusahaan untuk melakukan pendataan satu per satu dengan cara manual.
Perusahaan bisa melakukan monitoring untuk memantau kinerja karyawan. Hal ini juga mencegah agar karyawan selalu melakukan absen tepat waktu.
Lebih Aman
Beberapa aplikasi absensi menawarkan sistem teknologi penyimpanan cloud yang memungkinkan data karyawan tak hanya akurat, tetapi juga lebih aman karena sudah mendapatkan proteksi secara maksimal.
Selain itu, sudah menjadi tugas perusahaan untuk mencari aplikasi absensi terbaik yang menawarkan sistem keamanan data terjamin. Dengan tujuan agar tidak menghambat aktivitas manajemen karyawan itu sendiri.
Membantu Perencanaan
Melalui sistem monitoring kehadiran karyawan secara real-time memakai aplikasi absensi, tentu saja dapat membantu perencanaan perusahaan.
Anda bisa mengetahui waktu staff Anda datang bekerja, agar Anda bisa dengan mudah melakukan penjadwalan tim kerja Anda.
Software absensi memungkinkan Anda untuk melihat waktu masuk tim, sehingga bisa memastikan kehadiran seluruh karyawan.
Lebih Fleksibel
Dengan adanya aplikasi absen karyawan, membuat proses absensi dapat dilakukan secara fleksibel, dimanapun Anda berada.
Sehingga ketika Anda sedang melakukan perjalanan bisnis, tetap bisa melakukan absensi. Hal ini juga membantu perusahaan melakukan pendataan dengan mudah kapanpun dan dimanapun.
Adanya aplikasi absensi ini sangat membantu kinerja karyawan dan perusahaan, membuat karyawan lebih fokus bekerja, begitu pun dengan perusahaan yang bisa lebih fokus terhadap pencapaian tujuan perusahaan itu sendiri.
Kapan Aplikasi Absensi Dibutuhkan Perusahaan?
Mengingat pentingnya aplikasi absen karyawan bagi perusahaan, sudah seharusnya perusahaan menggunakan software tersebut untuk pendataan karyawan lebih praktis. Apalagi dalam beberapa kondisi berikut :
Jumlah Karyawan Meningkat
Mungkin saat jumlah staf di perusahaan belum mencapai 50 orang, proses pengelolaan SDM tidak terlalu merepotkan, meskipun Anda masih menggunakan sistem manual atau memakai spreadsheet.
Akan tetapi, berbeda lagi jika perusahaan Anda harus mengelola ratusan SDM. Dimana proses pengelolaan SDM secara manual sudah tidak efektif lagi dilakukan. Berdasarkan kondisi inilah, Anda harus langsung beralih memanfaatkan software absensi.
Apalagi pendataan karyawan dengan cara manual cenderung tidak akurat, karena sangat mungkin terjadinya human error. Jika hal ini terjadi, bisa saja karyawan menjadi kurang puas hingga akhirnya mempengaruhi kinerja mereka di perusahaan. Mengelola SDM memakai cara manual juga tidak efektif, karena meningkatkan beban kerja dari tim HRD.
Diberlakukannya WFH
Saat perusahaan menetapkan kebijakan work from home dengan alasan apapun, atau hanya berlaku bagi sebagian karyawan, maka penting sekali menggunakan aplikasi absen karyawan online.
Karena sistem pendataan kehadiran bisa dilakukan di mana saja tanpa memungkinkan setiap karyawan untuk datang ke kantor. Dengan software absensi, membuat perusahaan tetap dapat melakukan manajemen absensi karyawan walaupun lewat jarak jauh.
Memastikan Pencatatan Data Karyawan secara Akurat
Rentannya kesalahan dalam pendataan karyawan jika menggunakan data absensi manual, menjadi salah satu pertimbangan kenapa perusahaan Anda harus mulai menggunakan aplikasi absen karyawan.
Proses pendataan manual juga membutuhkan waktu yang lama, lain halnya jika memakai software absensi yang mana seluruh dokumen bisa saling terintegrasi satu sama lain bahkan tersimpan hanya di satu tempat saja dengan jaminan keamanan.
Bahkan sistem secara otomatis akan langsung mencatat data dengan cara real-time, dari waktu mulai bekerja, waktu menghabiskan istirahat, hingga waktu pekerjaan selesai.
Dengan demikian, tim HRD di perusahaan pun bisa memanfaatkan waktu untuk melakukan monitoring kedisiplinan karyawan.
Tips Memilih aplikasi absen karyawan
Mengingat banyaknya aplikasi absen karyawan yang ada saat ini, sudah seharusnya perusahaan lebih selektif memilih software absensi tersebut.
Tujuannya, agar penggunaan aplikasi dapat bekerja secara maksimal dan mampu membantu kelancaran kegiatan perusahaan. Ini dia trik memilih aplikasi absensi yang tepat:
Menawarkan Sistem Keamanan Terjamin
Melalui aplikasi absensi secara komprehensif, tentu saja memungkinkan pihak perusahaan data melakukan pengelolaan data dan menyimpan semua data karyawan lengkap.
Dikarenakan berhubungan dengan data individu karyawan yang sifatnya private, perusahaan harus mencari aplikasi absensi yang menawarkan sistem keamanan terbaik.
Anda harus memilih aplikasi dengan sistem maintenance rutin yang juga dapat memastikan keamanan data-data yang tersimpan di dalamnya supaya tidak bocor.
Bersifat User Friendly
Aplikasi absen karyawan yang Anda pilih juga harus bersifat user friendly, yakni dapat digunakan dengan mudah. Hal ini sangat penting karena aplikasi ini akan dipakai oleh para staf atau karyawan dari berbagai kalangan usia.
Jadi, dengan sistem pendataan absensi karyawan online seharusnya tidak mempersulit karyawan untuk melakukan absensi secara mandiri.
Sistem absensi online yang sulit, justru bisa membuang-buang waktu produktif yang dimiliki oleh karyawan. Pastikan terlebih dahulu untuk memilih aplikasi yang memiliki desain lebih simpel serta gampang dioperasikan.
Kompatibel di Berbagai Perangkat
Karena software absensi karyawan akan dipakai seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan, tentu saja perangkat yang dipakai setiap karyawan tidaklah sama, mulai dari spek perangkat yang standar hingga yang tinggi. Oleh karena itu, pastikan untuk memilih aplikasi yang bersifat kompatibel.
Hal ini dapat membantu karyawan agar terhindar dari sistem yang lemot, atau mengalami force close, yang justru malah semakin rumit saat menggunakannya.
Silahkan cek website penyedia aplikasi absensi tersebut untuk mendapatkan informasi yang tepat mengenai aplikasinya.
Biaya
Hal ini juga harus diperhatikan Ketika Anda sedang mencari aplikasi absen karyawan. Seperti halnya, teknologi absensi karyawan fingerprint membuat perusahaan harus merogoh kocek yang tak sedikit. Begitu pula dengan software aplikasi absensi.
Semakin mudah Anda melakukan pekerjaan dengan bantuan sebuah teknologi, maka akan semakin hemat dan efisien kerja karyawan dan perusahaan.
Untuk memilih software absensi, sebaiknya pilih yang menyediakan aplikasi dengan harga sesuai finansial perusahaan Anda.
Karena aplikasi yang ditawarkan saat ini memiliki harga bervariasi, jadi Anda harus menyiapkan budget khusus terlebih dahulu untuk sistem absensi online.
Tarif biaya aplikasi juga disesuaikan dengan kualitas aplikasi, dengan semakin lengkap dan berkualitas, sudah pasti harganya pun lebih mahal.
Memiliki Fitur Lengkap
Anda juga harus bisa memastikan, apakah software absensi yang dibutuhkan oleh perusahaan hanya sekedar untuk menangani pekerjaan absensi saja, atau justru yang telah terintegrasi pada sistem payroll atau penggajian.
Jika Anda sudah mengetahui mana aplikasi yang tepat dan dibutuhkan oleh perusahaan, tentu saja Anda bisa lebih mudah memilih aplikasinya.
Biasanya, ada beberapa fitur software absensi yang dibutuhkan oleh perusahaan, diantaranya fitur absen lembur, absen masuk dan pulang, pencatat waktu secara real-time, pengajuan cuti dan izin, GPS dan laporan terkait absensi karyawan.
Akan tetapi biasanya pada aplikasi absensi yang memiliki fitur payroll atau penggajian, umumnya fitur yang ditawarkan pun semakin lengkap.
Sebab sistem aplikasi tersebut telah terintegrasi oleh sistem payroll. Di mana fitur payroll tersebut dapat membantu penggajian karyawan dengan perhitungan absensi, jumlah cuti, izin hingga keterlambatan.
Tingkat Keakuratan Aplikasi
Hal lainnya yang harus diperhatikan saat memilih aplikasi absen karyawan adalah Anda harus memilih aplikasi yang memiliki kinerja yang baik dan akurat.
Tujuannya adalah agar data yang dihasilkan lebih tepat, sehingga tidak membuat perusahaan harus bekerja dua kali dalam mendata informasi terkait absensi karyawan.
Apakah Anda mencari aplikasi absen karyawan yang memiliki kriteria di atas? Jika ya, Anda bisa memilih aplikasi Talenta sebagai aplikasi absensi online terbaik.
Talenta membantu perusahaan Anda mendata absen karyawan dengan hemat biaya dan waktu, tanpa menggunakan mesin fingerprint, dapat bekerja secara akurat dan meminimalisir kesalahan input manual. Sehingga membuat manajemen absensi karyawan lebih hemat anggaran dan lebih cepat!
