Siapa yang menyangka bahwa kegiatan Work From Home (WFH) atau remote working menjadi “new normal” saat ini? Terutama bagi karyawan dan perusahaan yang terbiasa bekerja di kantor nine-to-five. Pandemi COVID-19 mengakibatkan perusahaan harus tetap berkegiatan secara online.
Namun, permasalahan yang sering terjadi di perusahaan yaitu monitoring jam kerja. Kekhawatiran akan sulitnya memantau karyawan yang benar-benar bekerja hingga yang suka “curi-curi waktu” membuat perusahaan ragu untuk memberlakukan WFH atau remote working.
Tidak hanya perusahaan, para karyawan juga mengeluhkan hal yang sama, khususnya mengenai kepastian jam kerja. Walaupun pada awalnya merasa nyaman, WFH bisa memberikan dampak negatif juga, yaitu ketidakjelasan waktu kerja. Karyawan berpotensi overwork dan kelelahan. Apalagi jika masih menggunakan absensi manual, WFH jadi tidak nyaman lagi, bukan?
Solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut adalah menggunakan software absensi online. Bagaimanapun, dalam era digitalisasi dimana semua bisnis bersaing secara ketat. Perusahaan dituntut untuk menjadi unggul dalam segala hal. Dua diantaranya adalah menjadi unggul dalam menggunakan teknologi dan dalam mengurus Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki.
Software absensi online didukung teknologi terkini, yaitu menggunakan teknologi cloud. Selengkapnya, simak kelebihan menggunakan software absensi online berikut.
5 Kelebihan Software Presensi Online
- Efisien Memantau Jam Kerja Karyawan
Saat karyawan remote atau WFH, sangat sulit untuk memantau aktivitas yang mereka lakukan. Keputusan mengenai penugasan pun tidak bisa diambil dengan cepat apabila tugas yang sedang dikerjakan karyawan tidak terlacak.
Fitur timesheet online yang dimiliki software presensi online membantu HR dalam monitoring waktu kerja karyawan, mulai dari memantau pekerjaan harian, menghitung jam lembur, dan melacak lokasi absensi karyawan. Rekap absensi pun tidak perlu lagi dibuat, karena aplikasi absensi online menyajikan data absensi kapanpun saat dibutuhkan.
- Kepastian Jam Kerja Karyawan
Dengan sistem absensi online, karyawan dapat mengetahui pembagian jam kerja mereka meliputi jam masuk, jam istirahat dan jam pulang. Mereka bisa melakukan absensi kehadiran dimana saja secara online memanfaatkan fitur e-absensi. Presensi online sangat bermanfaat bagi karyawan yang bekerja WFH dan remote.
Di samping itu, karyawan bisa mendapatkan informasi mengenai kehadiran rekan kerja mereka meskipun berada di lokasi yang berbeda-beda, sehingga komunikasi, pembagian tugas dan kolaborasi dapat lebih mudah dilakukan.
- Praktis Memantau Shift Kerja Karyawan
Biasanya perusahaan menerapkan sistem full time, namun ada juga perusahaan yang menggunakan sistem shift. Selama pandemi pun, perusahaan mengatur jam kerja dengan pola shift sebagian hingga bergiliran.
Aplikasi absensi online akan memudahkan HR perusahaan dalam pengelolaan kehadiran karyawan shift. Fitur absensi digital memungkinkan absen tercatat secara real-time. Kesalahan salah hitung kehadiran karyawan pun dapat dihindari.
- Fleksibel Ketika Digunakan dan Hasilnya Akurat
Meskipun di rumah saja, absensi tetap bisa dilakukan hanya melalui telepon genggam saja. Karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out dari rumah mereka masing-masing, tanpa harus pergi bolak-balik ke kantor.
Karyawan hanya perlu melakukan absensi selfie pada titik-titik yang disetujui sebagai lokasi absen karyawan, di mana pun di seluruh dunia. Satu aplikasi bisa menjangkau semua karyawan. Intervensi manual yang minim membuat data digital absensi akurat dan lebih cepat ditampilkan dalam aplikasi.
- Lebih Aman dan Minim Kecurangan
Aplikasi presensi online lebih aman dan minim kecurangan. Karyawan bisa mencatatkan kehadiran online mereka dengan melakukan absen selfie. Teknologi Global Positioning System (GPS) akan melacak informasi lokasi detail mereka dan teknologi biometrik face recognition akan memvalidasi wajah secara otomatis sehingga meminimalisir kecurangan dan manipulasi.
Data personil, data komponen kehadiran, dan foto karyawan untuk face recognition absensi terenkripsi secara aman. Back-up data kehadiran pun tersimpan dalam beberapa server di data center sehingga tidak perlu khawatir kehilangan data.
Tips Memilih Aplikasi Presensi Online Karyawan
Itulah sederet keuntungan yang akan Anda peroleh saat menerapkan presensi online. Lalu, bagaimana memilih aplikasi presensi terbaik untuk perusahaan?
Berikut sejumlah tips yang bisa Anda pertimbangkan sebelum memilih aplikasi presensi online karyawan online:
- Aplikasi Memiliki Fitur yang Lengkap
Pilihlah aplikasi presensi online yang memiliki fitur lengkap (tidak hanya presensi saja) untuk mempermudah Anda dan karyawan dalam urusan administrasi kepersonaliaan. Seperti melihat laporan kehadiran, slip gaji hingga pengajuan klaim. Memiliki aplikasi fitur lengkap dalam presensi online tidak akan memusingkan Anda akibat terlalu banyak sistem.
- Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Sudah seharusnya data kehadiran dan payroll saling terintegrasi satu sama lain, agar otomatisasi data tidak “tanggung”. Aplikasi yang didukung fitur payroll lebih disarankan untuk dipilih karena perhitungan gaji berdasarkan data hadir, cuti, dan lembur akan otomatis dilakukan. Kesalahan perhitungan pun bisa diminimalisir.
- Didukung Layanan Mandiri Karyawan
Kemajuan teknologi turut berkontribusi terhadap pengembangan presensi digital yang mendukung hadirnya layanan mandiri karyawan atau fitur Employee Self-Service (ESS). Karyawan dapat mengakses dan mengedit data pribadi mereka hingga mengajukan permintaan izin maupun cuti via aplikasi.
- Memiliki Sertifikasi SSL untuk Keamanan Data
Alasan banyak perusahaan masih ragu menggunakan aplikasi kehadiran online berkaitan dengan keamanan data karyawan. Nah, pastikan aplikasi absensi online yang Anda pilih sudah menggunakan Security Socket Layer (SSL) untuk perlindungan data karyawan. Sehingga autentifikasi data lebih terjamin dan tidak gampang dimodifikasi oleh pihak lain.
- Sesuai untuk Berbagai Tipe Smartphone
Jangan lupa untuk memastikan apakah aplikasi yang akan Anda pilih bisa digunakan pada berbagai smartphone atau hanya untuk spesifikasi tertentu saja. Hal ini untuk memastikan tidak adanya kejadian aplikasi tiba-tiba tidak bisa diakses dan fitur yang tidak bekerja dengan baik.
- Biaya Terjangkau dan Ada Layanan Bantuan
Sesuaikan pilihan aplikasi dengan budget perusahaan Anda. Pilihlah yang terjangkau dan kualitas pelayanannya pun sudah diakui terbaik. Sebelum memutuskan, Anda bisa manfaatkan free-trial yang disediakan aplikasi. Jika menemui kendala, akan ada layanan konsultasi tersedia kapan pun dibutuhkan.
Fitur-Fitur Wajib di Aplikasi Presensi Online
Presensi online kehadiran karyawan saat ini populer di Indonesia yang memiliki beragam fitur. Berbagai fitur inilah yang wajib ada di aplikasi absensi untuk memudahkan HRD, di antaranya:
- Fitur Pencatat Kehadiran
Ini fitur utama pada aplikasi absensi kehadiran karyawan. Karyawan dapat melakukan pencatatan kehadiran dari mana pun mereka berada.
Cara ini sangat memudahkan, terlebih saat ini sedang berlangsung sistem kerja work from home (WFH). Karyawan tidak perlu menghabiskan waktu dan tenaga datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi.
Pihak HRD pun dapat melihat atau mencetak hasil pencatatan kehadiran ini kapan pun, tidak perlu menunggu akhir bulan. Fitur ini akan memudahkan pekerjaan administrasi HR.
- Fitur Monitor Karyawan
Fitur ini sangat efektif untuk memantau karyawan yang pekerjaannya lebih banyak di luar kantor. Misalnya, monitoring karyawan sales.
Aplikasi presensi online untuk HRD ini terintegrasi dengan GPS. Oleh karena itu, bisa digunakan untuk memantau karyawan sales yang sedang meeting di luar, mengunjungi kantor klien, mencari klien baru, atau melakukan kunjungan ke kantor cabang.
Dengan fitur ini, kemungkinan karyawan menggunakan waktu untuk keperluan di luar pekerjaan, akan bisa diminimalkan.
- Fitur Reimbursement
Fitur ini juga sangat penting untuk karyawan yang mendapat fasilitas transportasi dan akomodasi. Tanpa datang ke kantor, karyawan bisa melakukan reimbursement online. Cara ini bisa menghindarkan dari hilangnya data atau dokumen penting yang harus diserahkan ke kantor.
Fitur reimbursement pada aplikasi presensi online ini juga memungkinkan karyawan lebih cepat mengirimkan data, serta mendapatkan hasil reimburse.
- Fitur Lend App
Fitur lend app melengkapi absensi kehadiran digital yang populer di Indonesia. Fitur ini membuat karyawan bisa melakukan absensi menggunakan ponsel lain.
Jadi, karyawan tetap bisa melakukan absensi, meskipun karyawan tidak membawa ponsel pribadinya atau sedang kehabisan baterai.
Perusahaan yang memiliki cabang atau outlet seperti usaha franchise, cukup menyediakan satu unit ponsel, untuk digunakan melakukan absensi seluruh karyawan. Fitur ini membuat aktivitas menjadi lebih mudah dan praktis.
Software absensi online terbaik di Indonesia adalah Talenta by Mekari. Talenta merupakan aplikasi absensi berbasis web (e-absensi) dan reimbursement online untuk memantau kinerja karyawan jarak jauh dan pekerja work from home (WFH). Fitur absensi online yang dimiliki Talenta by Mekari memudahkan pekerjaan HR dalam melakukan monitoring kehadiran, jam kerja dan aktivitas karyawan. Talenta by Mekari berperan sebagai aplikasi penunjang WFH selama pandemi. Hal ini membuktikan bahwa Talenta by Mekari menjadi terobosan dalam era digital saat ini.
Talenta by Mekari juga dipercaya oleh lembaga dan institusi pemerintah. Dengan menggunakan aplikasi absensi digital Talenta by Mekari, pemantauan jam kerja karyawan dari jarak jauh akan jadi lebih mudah. Produktivitas perusahaan dan karyawan pun akan meningkat dengan menggunkaan presensi online ini.
Kelebihan Talenta by Mekari:
- Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem presensi online otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat kamu akses dengan mudah di https://www.talenta.co/. Tunggu apa lagi? Yuk, pakai Talenta sekarang dan rasakan pengalaman management terbaik!
